Busy do 3,5 t pod coraz większą kontrolą. Wielu przewoźników nadal nie wie, jakie obowiązki już obowiązują i co zmieni się od 2026 roku.

Przez wiele lat transport wykonywany busami o DMC do 3,5 t funkcjonował w zupełnie innych realiach niż transport ciężki. Wielu przedsiębiorców kojarzyło działalność busową z mniejszą ilością formalności, brakiem tachografów oraz uproszczonymi obowiązkami dotyczącymi czasu pracy kierowców.

Sytuacja zaczęła się jednak stopniowo zmieniać wraz z wejściem w życie przepisów Pakietu Mobilności Unii Europejskiej.

Obecnie część firm wykonujących międzynarodowy transport drogowy pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony już podlega obowiązkowi posiadania licencji wspólnotowej, a kolejne zmiany obejmą również obowiązek stosowania tachografów inteligentnych.

Dla wielu przedsiębiorców największym problemem może okazać się nie sam montaż urządzenia, lecz konieczność wdrożenia pełnego systemu:

• pobierania danych,

• prowadzenia ewidencji czasu pracy,

• kontroli naruszeń,

• archiwizacji dokumentacji,

• przygotowania firmy do kontroli ITD oraz PIP.

  
  

Kiedy tachograf będzie obowiązkowy w busach do 3,5 t?

Transport międzynarodowy – najważniejsza zmiana

Zgodnie z przepisami Pakietu Mobilności oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1054 obowiązek stosowania tachografów zostanie rozszerzony również na część pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 do 3,5 tony.

Obowiązek ten będzie dotyczył:

• pojazdów wykonujących zarobkowy transport międzynarodowy,

• części operacji kabotażowych,

• przewozów wykonywanych na terenie Unii Europejskiej.

  
  

Od 1 lipca 2026 roku pojazdy o DMC od 2,5 do 3,5 t wykonujące międzynarodowy transport drogowy będą objęte obowiązkiem stosowania tachografów inteligentnych II generacji.

Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący przewozy międzynarodowe busami będą musieli:

• rejestrować aktywności kierowców,

• kontrolować czas jazdy i odpoczynków,

• pobierać dane z tachografów i kart kierowców,

• przechowywać dokumentację,

• prowadzić ewidencję czasu pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

  
  

Jakich przewozów dotyczą nowe przepisy?

Tachografy będą wymagane przede wszystkim w:

1. Zarobkowym transporcie międzynarodowym

Jeżeli firma wykonuje przewozy międzynarodowe pojazdem o DMC od 2,5 do 3,5 t i transport realizowany jest zarobkowo, przedsiębiorca będzie objęty nowymi obowiązkami wynikającymi z Pakietu Mobilności.

2. Operacjach kabotażowych

Przepisy obejmą również część przewozów kabotażowych wykonywanych na terenie innych państw UE.

3. Przewozach wykonywanych w ramach działalności transportowej

Nowe regulacje dotyczą przede wszystkim firm wykonujących transport drogowy rzeczy w celach zarobkowych.

Kiedy tachograf nie będzie wymagany?

Transport krajowy

Jeżeli pojazdy do 3,5 t wykonują wyłącznie przewozy krajowe na terenie Polski, obecnie co do zasady nie ma obowiązku instalowania tachografów wynikającego z przepisów Pakietu Mobilności.

Nie oznacza to jednak braku obowiązków związanych z czasem pracy kierowców.

Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że brak tachografu oznacza brak obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Tymczasem kierowcy wykonujący przewozy krajowe nadal podlegają przepisom:

• Kodeksu pracy,

• ustawy o czasie pracy kierowców,

• przepisom dotyczącym ewidencji czasu pracy pracowników.

  
  

W praktyce przedsiębiorca nadal powinien posiadać system pozwalający na:

• kontrolę czasu pracy,

• rozliczanie godzin pracy,

• dokumentowanie aktywności kierowców,

• wykazywanie pracy podczas kontroli PIP.

  
  

Przewozy na potrzeby własne

W określonych przypadkach przepisy dotyczące tachografów nie obejmują również przewozów wykonywanych na potrzeby własne przedsiębiorstwa.

Każdy przypadek warto jednak analizować indywidualnie, ponieważ znaczenie ma m.in.:

• charakter przewozu,

• rodzaj działalności,

• sposób wykorzystywania pojazdu,

• zakres wykonywanych usług.

  
  

Jakie obowiązki pojawią się po stronie przewoźnika?

Wdrożenie tachografów w busach oznacza znacznie więcej niż sam montaż urządzenia.

Firmy będą musiały wdrożyć procedury podobne do tych, które od lat funkcjonują w transporcie ciężkim.

Najważniejsze obowiązki obejmują:

Pobieranie danych z kart kierowców i tachografów

Przedsiębiorca będzie zobowiązany do regularnego pobierania oraz archiwizacji danych

.

Kontrolę czasu jazdy i odpoczynków

Firmy będą musiały monitorować:

• przekroczenia czasu jazdy,

• odpoczynki dzienne i tygodniowe,

• wymagane przerwy,

• poprawność aktywności kierowców.

  
  

Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Dane z tachografów będą musiały zostać prawidłowo rozliczone w ramach ewidencji czasu pracy kierowców.

Przygotowanie dokumentacji do kontroli

Podczas kontroli ITD lub PIP przedsiębiorca może zostać zobowiązany do okazania:

• ewidencji czasu pracy,

• danych z kart kierowców,

• danych z tachografów,

• raportów naruszeń,

• dokumentacji kadrowej,

• dokumentów przewozowych.

  
  

Delegowanie kierowców i system IMI

Pakiet Mobilności wprowadził również obowiązki związane z delegowaniem kierowców.

W przypadku części przewozów międzynarodowych przedsiębiorca może być zobowiązany do:

• zgłoszenia kierowcy w systemie IMI,

• stosowania przepisów płacowych obowiązujących w kraju wykonywania usługi,

• przechowywania dokumentacji związanej z delegowaniem.

  
  

Zakres obowiązków zależy jednak od rodzaju realizowanego przewozu oraz państwa wykonywania transportu.

Najczęstsze błędy firm wykonujących transport busami

W praktyce wiele firm nie jest przygotowanych do nowych obowiązków organizacyjnych.

Najczęściej spotykane problemy obejmują:

Brak ewidencji czasu pracy

Przedsiębiorcy często zakładają, że brak tachografu oznacza brak obowiązków ewidencyjnych.

Brak procedur pobierania danych

Firmy nie posiadają ustalonych zasad pobierania oraz archiwizacji danych kierowców.

Brak analizy naruszeń

W wielu przypadkach naruszenia wykrywane są dopiero podczas kontroli.

Brak szkoleń kierowców

Kierowcy nie wiedzą:

• jak wykonywać wpisy manualne,

• jak prawidłowo obsługiwać tachograf,

• jak oznaczać aktywności.

  
  

Chaos dokumentacyjny

Brak uporządkowanego systemu dokumentacji jest jedną z najczęstszych przyczyn problemów podczas kontroli.

Co grozi podczas kontroli ITD lub PIP?

Kontrole coraz częściej obejmują nie tylko transport ciężki, ale również firmy wykonujące przewozy busami.

Podczas kontroli najczęściej analizowane są:

• dane z tachografów,

• czas pracy kierowców,

• zgodność ewidencji,

• dokumentacja delegowania,

• naruszenia czasu jazdy i odpoczynków,

• kompletność dokumentacji.

  
  

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przedsiębiorca może zostać objęty:

• postępowaniem administracyjnym,

• karami finansowymi,

• obowiązkiem uzupełnienia dokumentacji,

• dodatkowymi kontrolami.

  
  

W przypadku poważnych lub powtarzających się naruszeń konsekwencje mogą dotyczyć również reputacji przedsiębiorcy oraz możliwości wykonywania transportu drogowego.

Jak przygotować firmę do nowych obowiązków?

Największym błędem wielu firm jest odkładanie przygotowań do ostatniego momentu.

W praktyce wdrożenie nowych procedur wymaga czasu.

Warto przygotować:

• procedury pobierania danych,

• system archiwizacji dokumentów,

• sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy,

• analizę naruszeń,

• procedury kontroli ITD/PIP,

• szkolenia kierowców,

• system raportowania.

  
  

Im wcześniej przedsiębiorca uporządkuje procesy organizacyjne, tym łatwiej będzie ograniczyć ryzyko problemów podczas kontroli.

Podsumowanie

Pakiet Mobilności stopniowo zmienia sposób funkcjonowania transportu wykonywanego busami do 3,5 t.

Dla wielu firm największym wyzwaniem będzie nie sam obowiązek montażu tachografów, lecz konieczność wdrożenia pełnej organizacji związanej z:

• ewidencją czasu pracy,

• analizą danych,

• kontrolą naruszeń,

• archiwizacją dokumentacji,

• przygotowaniem firmy do kontroli.

  
  

W praktyce firmy transportowe coraz częściej będą musiały funkcjonować według standardów znanych dotychczas głównie z transportu ciężkiego.

Jak CMN LOGISTIC może pomóc?

CMN LOGISTIC wspiera firmy transportowe w zakresie:

• ewidencji czasu pracy kierowców,

• analizy danych z tachografów,

• analizy naruszeń Rozporządzenia (WE) 561/2006,

• przygotowania dokumentacji do kontroli ITD i PIP,

• wdrażania procedur organizacyjnych,

• audytów dokumentacji kierowców.

  
  

Dodatkowo wykonujemy bezpłatny audyt jednego miesiąca pracy kierowców, który pozwala ocenić poziom ryzyka oraz przygotowania firmy do nowych obowiązków.

Źródła i podstawy prawne

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006

2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014

3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1054

4. Pakiet Mobilności UE

5. Ustawa o czasie pracy kierowców

6. Kodeks pracy

7. Oficjalne informacje Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD)

8. Komisja Europejska – Mobility Package

9. EUR-Lex – baza aktów prawnych Unii Europejskiej

CMN LOGISTICEwidencja czasu pracy kierowców | Analiza tachografów | Wsparcie kontroli ITD / PIP